Leistungen

Erstellen eines Zeitplans, so dass Sie transparent jederzeit Einblick in den Organisationsablauf Ihrer Veranstaltung haben

Ein durchdachter und realistischer Finanzplan ist der wichtigste Grundpfeiler zur Durchführung einer Veranstaltung:

• Ermittlung eines Finanzbedarfs
• Beratung über Finanzierungsmöglichkeiten
• Unterstützung bei Anträgen für öffentliche Gelder (z.B. DFG, Land)
• Überwachung und Anpassung des Veranstaltungsbudgets
• Verwaltung und Abrechnung von Teilnehmergebühren
• Kontrolle der Eingangsrechnungen und Rechnungsabwicklung
• Gesamtabrechnung mit dem Veranstalter

Ein attraktiver Veranstaltungsort gehört mit zu den grundlegenden Voraussetzungen für den Erfolg eines    Kongresses:

• Beratung bei der Wahl des Veranstaltungsortes
• Einholen von Angeboten und führen von Verhandlungen
• Beratung bei der Wahl einzelner Tagungsräume

Das Erkennen und Überprüfen guter Angebote
erfordert viel Überblick und Erfahrung:

• Einholen und Unterbreitung von allen notwendigen Angeboten
• Überprüfung der Vertragsinhalte
• Überwachung der Auftragserfüllung
• Abschluss von Versicherungen

Für Ihre Veranstaltung steht Ihnen ein persönlicher Ansprechpartner mit einem modernen Sekretariat zur Verfügung und kann somit ganz in Ihrem Sinne zur Entlastung Ihrer eigenen Mitarbeiter beitragen:

• Komplette Verwaltung des Schriftverkehrs
• Korrespondenz mit den Teilnehmern
• Bearbeitung von Anfragen
• Komplette Verwaltung von Abstracts und wiss. Beiträgen
• Bestätigung von Anmeldungen und Zahlungen
• Registrierungen der Teilnehmer
• Verwaltung reservierter Hotelkontingente
• Laufende Buchhaltung der Veranstaltung

 Ein ansprechendes Druckwerk ist die Visitenkarte Ihrer Veranstaltung:

• Erstellung eines Zeitplans zur Herstellung der Druckwerke
• Preliminary Announcement (Erstellung der ersten Ankündigung, Druck und Versand)
• Call for Papers (Erstellung der zweiten Ankündigung, Druck und Versand)
• Programm (Erstellung des Programms mit Anmeldeformular, Druck und Versand)
• Vorbereitung und Erstellen eines Kurzreferatebands (Proceedings) mit Teilnehmerverzeichnis (Zusammentragen der Abstracts, Herstellung des Teilnehmerverzeichnisses, Druckabwicklung)

Ein absolutes „MUSS“. Die Darstellung Ihrer Veranstaltung über eine Internetseite muss perfekt sein.

• Entwicklung eines Layouts passend zu den Printmedien
• Laufende Aktualisierung der Internetseite, angepasst an den Fortgang der Veranstaltung
• Online-Registrierung für Teilnehmer
• Werbeplattform für Ihre Sponsoren

Partner der Industrie: Betreuung der Industrie, Akquise und Verwaltung von Sponsorengeldern

• Beratung in der Akquise von Sponsoren oder Drittmittelträger
• Direkte Korrespondenz mit Vertretern der Industrie / Sponsoren
• Erstellung von Industrieausstellungen
• Vertragsabwicklung und direkte Abrechnung der Sponsorenmittel

Soll Ihre Veranstaltung im Bewußtsein der Öffentlichkeit eine positive Akzeptanz finden? Das ermöglicht ein durchgängiges Marketingkonzept:

• Gestaltung des visuellen Erscheinungsbildes
• Erstellen von Presseunterlagen für Journalisten
• Ansprechpartner für die Presse
• nach Wunsch Organisation von Pressekonferenzen
• Umsetzung von Werbemaßnahmen (z.B. Anzeigen in Fachpresse, Beschilderungen, Plakatierung, Beflaggung etc.)

Das Tagungsbüro ist das "Herz" einer jeden Veranstaltung vor Ort. Ein kompetenter und flexibler Service hält hier die Fäden in der Hand und sorgt für einen reibungslosen Ablauf und eine exakte Koordination:

• Einrichten eines kompletten Tagungsbüros
• Registrierung und Begrüßung der Teilnehmer
• Ausgabe der Tagungsunterlagen
• Betreuung der VIPs
• Koordination und Überwachung des gesamten Veranstaltungsablaufs und des Personaleinsatzes
• Überwachung der technischen Ausstattung und technischen Betreuung

Eine zuverlässige und kompetente Betreuung sowie ein freundliches Lächeln auch in Stresssituationen gibt Ihrer Veranstaltung Sicherheit zum Erfolg:

• Auswahl von fachlich und sprachlich geschultem Personal für die Betreuung Ihrer Gäste und für das Tagungsbüro
• Bereitstellung des Personals für die technische Betreuung sowie für die Einlasskontrollen

Ein Gast, der sich auf Ihrer Veranstaltung wohl gefühlt hat, erinnert sich auch gerne daran.
Ein herzlicher Empfang, ein Fahrservice, nette und hilfreiche Ansprechpartner für viele alltägliche Kleinigkeiten in einer fremden Stadt sorgen für das Wohlbefinden Ihrer Gäste und bleiben in bester Erinnerung:

• Beratung bei der Auswahl von Hotels
• Vermittlung von Hotelzimmern
• ggf. Organisation eines Fahrdienstes (zum Flughafen, Zug etc.)
• Einrichten einer Gästehotline (für "akute" Hilfe)

• Organisation eines attraktiven Ausflugsprogrammes
• Organisation von Abendveranstaltungen
• Betreuung der Gäste während der Veranstaltung (Kaffeepausen, Mittagsversorgung)
• Dekoration von Tagungsräumen und Rahmenveranstaltungen

Wir fassen Ihre Veranstaltung nochmals zusammen und bieten Ihnen einen Gesamtüberblick:

• Erstellen von Teilnehmerlisten und Statistiken
• Erstellen eines Abschlußberichts
• Übergabe der Endabrechnung